Alternativas reales en la Contabilidad Automática de Proveedores

Contabilidad Automática de Proveedores

¿Existen alternativas reales y funcionales en el mercado?

Aprovecho esta primera entrada de nuestro nuevo blog, para tratar un tema importante, se trata de las soluciones de extracción de datos de factura o de contabilidad automática para la cual teníamos pocas opciones reales, viables y válidas en el mercado, lo que nos hacía contar con un producto que “no era muy Pyme”  Por fin puedo decir que llegan Alternativas Reales en Contabilización Automática a los OCR’s avanzados como podría ser el de Kofax que trabajamos integrado junto a soluciones documentales como MyDoc o Solpheo.

Durante dos años he sido un firme defensor de Kofax como la opción más fiable y rentable para los proyectos de automatización del proceso contable en facturas de proveedores pero las cosas cambian a pesar de que sea sin duda la mejor opción del mercado a nivel técnico, y por muchos productos nuevos que llegan sigue teniendo algo que marca la diferencia. Pero todo es cuestión de rentabilidad, es un producto que no voy a calificar como caro, diré Premium, y los servicios profesionales asociados a su puesta en marcha son disparatados por muy rentable que sea consiguiendo que automaticemos en algunos casos un 98% de las facturas.

La realidad es que quienes realmente necesitan automatizar sus departamentos de compras o contabilidad son las Pymes, empresas pequeñas o medianas con un volumen de facturas de compras que suponen  un elevado coste para ellas tanto económico como temporal. ¿Quiere decir esto que la solución que veníamos trabajando integrada con Kofax no es rentable para ellos?, en absoluto, claro que es rentable pero más que rentabilidad deberemos de valorar la capacidad de inversión de estas empresas.

De un modo un otro se trata de compañías, oficinas, despachos que no pueden valorar exclusivamente el ROI de una solución de este tipo, necesitan poder pagar los 10.000 o 12.000€ que le costaba como mínimo invertir en ello, y que algunos clientes nos decían que les dejaba temblando, ello unido al miedo a invertir en tecnología.

¿Teníamos alternativas?

Efectivamente existían ciertas alternativas en el mercado, algunas de ellas en modalidad SaaS, algo que hasta ahora no ha sido aceptado por nuestros clientes, otras con limitaciones a la hora de integrarse con los sistemas contables, y limitaciones en cuanto a la tasa de acierto que consideramos válida para que sea rentable.

Todo estaba basado en reconocimiento de OCR, y algunos casos tenían plantillas y procesos de validación de empresas externas, algo que ni aceptamos desde 747 Com & Docs, ni permiten nuestros clientes.

¿Qué ha cambiado ahora para tener nuevas alternativas?

La tecnología ha comenzado a llegar a otros fabricantes, se ha descubierto “Qué comía la gallina para poner huevos de oro” y se ha desarrollado un nuevo modelo mejorado, es decir llega la competencia.

¿En qué se basa la competencia?, sencillo OCR’s de texto completo, es decir leen todo el contenido de la factura y procesan el lenguaje natural. Los fieles admiradores de Kofax nos dirán que eso tarda un tiempo en tener un diccionario completo de términos que permitan identificar correctamente los datos de factura, y que ellos lo hacen de forma instantánea, y llevan razón.

¿Pero ha preguntado alguien al cliente si le importa eso?

Se pierde en algunos casos un tanto por ciento de acierto, los periodos de implantación son más largos y cuando llega un proveedor nuevo a lo mejor deben de dedicarle 30 segundos a revisarlo, pero la diferencia de precio es tan elevada que los clientes lo quieren, aceptan estas pegas porque solucionamos su problema, le reducimos la carga de trabajo un 80 – 90 % y ahora sí, pueden afrontar la inversión, os voy a decir más algunas de estas soluciones cuentan con módulos que Kofax te desarrolla a medida y son de un modo u otro necesarios si quieres que el proceso sea eficiente.

En resumen los cambios van orientados no solo a nivel técnico sino de enfoque del modelo de negocio, destinado a aquellos que realmente necesitan estos sistemas, que estás dispuestos a prescindir de un 3 o 4 % de acierto puesto que el tiempo que destinan a validación es inferior a la diferencia en coste y sobre todo porque resuelve su problema.

¿Y ahora qué?

Si tu empresa necesita una solución de este tipo, contamos con un catálogo más amplio de soluciones y por tanto al igual que venimos haciendo en herramientas gestión documental o procesos, podremos estudiar diferentes alternativas, con pros y contras de cada una, tomando siempre la mejor decisión.

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